″Актуальный разговор″ с владельцем портала AHORUS.RU - Дмитрием Коптельцевым.

Д.К. Как правило, первое звено - это Административный директор или заместитель генерального директора по общим вопросам. Помогают высшему руководству компании избавиться от административно – хозяйственной рутины. Обычно, назначаются в компаниях с численностью сотрудников от 400 человек. Второе звено – это начальники АХО. Назначаются в компаниях, с количеством персонала от 200 человек. Третье звено – офис менеджер. Назначается в компаниях с приблизительной численностью кадров 100 человек. Градация, приведенная выше, является приблизительной.Негласный девиз административно – хозяйственного управляющего – «Максимальный комфорт для сотрудников при минимальном бюджете». Он означает, прежде всего оптимизацию расходов, минимизация затрат при сохранении должного качества товаров и услуг, необходимых для жизнедеятельности офиса.

Д.К. Административно – хозяйственные управляющие формируют годовые бюджеты в части операционных и капитальных затрат компаний, обеспечивают пристальное внимание к качеству, цене товаров и услуг. Выбирая поставщиков товаров и услуг, порой, с помощью тендеров, заключают договоры с Поставщиками и «спускают» на исполнителя, например, секретариат.Функционал А-Х У огромен: простите, от закупки туалетной бумаги и скрепок до заключения контрактов аренды на несколько миллионов долларов. Подробнее остановлюсь на нем ниже.Главное - это организация комфортного быта для сотрудников. Отношение к работе у Административных управляющих компании должно быть как к своему родному дому и только тогда показатели работы будут максимально эффективны.В функционал А-Х У входит организация ремонта и обслуживания здания; руководство, планирование, мониторинг деятельности АХО; мониторинг деятельности компаний-подрядчиков, работающих на территории офиса (деятельность УК БЦ , cleaning, питание сотрудников, организация рабочего места, кондиционирование и пр.) и их оценка; благоустройство офиса; организация транспортного обслуживания, курьерской службы, архивы, TRAVEL и многое многое другое. Конечно, одной из функций Административного управляющего является своевременное полное обеспечение качественными материальными ресурсами: оборудованием, оргтехникой, канцтоварами, бумагой, расходными материалами, корпоративными подарками. Новогоднее оформление.Невозможно пройти мимо «бардака», если сотрудники каждого Департамента, отдела имеют возможность заказывать их разрозненно и без системы. Кто–то хочет ручки с «золотым пером», а кто–то настольный набор из мрамора. Административно – хозяйственные управленцы прописывают, регламентируют политику компании в том, какие группы товара и какой ценовой категории будут использоваться в офисе.

Д.К. Портал AHORUS был создан более 4,5 лет назад. В то время я сам являлся руководителем Административно-хозяйственного департамента одной известной производственной компании. Никакой обучающей литературы, стандартов, справочников купить было невозможно, в Интернете информация, касающаяся должностного функционала, была крайне разрозненной и противоречивой. Однажды я вышел на лестницу бизнес - центра, в котором располагалась компания, и встретил Административного директора другой компании, расположенной по соседству. Мы проговорили два часа на профессиональные темы, при этом оба остались крайне довольны результатом. Вернувшись в офис, я подумал: «Если мы два часа делились профессиональными секретами с одним Административным директором, то я могу организовать в Интернете сообщество коллег по должности и обменяться профессиональным опытом и тайнами с десятками, сотнями Админ. директоров». Так был создан портал AHORUS, который, на сегодняшний день, объединяет более двух тысяч моих коллег из разных регионов, отраслей.Портал всегда был для меня хобби, я сам многое узнал благодаря его участникам, и смог организовать процесс обучения и обмена профессиональными секретами. На портале собран необходимый справочный материал, систематизированы все документы, касающиеся административно – хозяйственной деятельности; при помощи лучших профессионалов создан реестр должностных инструкций, но это еще не все. Для каждой функциональной обязанности А-Х У. открыта специальная ветка на форуме, где коллеги могут задавать вопросы любой сложности, получать на них оперативные профессиональные ответы. Приведу пример: Компания имела расход по канцтоварам, бумаге 2 млн. руб ежемесячно. Административный Директор обратился на форум с вопросом о возможности снижения издержек. Один из форумчан предложил систему нормированного расхода канцтоваров на каждого сотрудника с учетом их должности. Например, бухгалтеру на квартал полагалось 4 ручки, 2 текстовыделителя, 1 корректор, 3 блока с липким слоем и пр. Для сотрудника секретариата норма была своя, для управленческого персонала своя, для менеджеров своя. Внедрение системы нормированного расхода в зависимости от структурного подразделения компании позволило снизить потребление канцтоваров, бумаги вдвое.Второй форумчанин предложил вторую систему, которая заключалась в том, что все канцтовары и бумага в офисе расположены на retsepshn и отпускаются любому сотруднику без ограничений. Есть маленький нюанс - retsepshn находится в самом начале здания за турникетной группой и дойти до него иногда сотрудником просто лень. Канцтовары и бумага стали доступны всем, причем без ограничений, но, парадокс, их потребление снизилось еще на 20%.Третий форумчанин предложил еще одну, на мой взгляд, гениальную идею, внедрить систему «чистый стол». Она заключается в том, что все канцтовары для офиса находятся в одном месте. Ежедневно сотрудник должен подойти к месту хранения канцтоваров и взять именно то, что понадобится ему в этот день. Это может быть корректор, текстовыделитель, калькулятор, ручка – все что угодно. В конце дня cleaning - сотрудник собирает все канцтовары в место их хранения, проводит их проверку (точит карандаши, проверяет, пишут ли ручки, не высох ли корректор и пр.). Оказалось, что для офиса «open space» с (к примеру), ста сотрудникам вовсе не нужно иметь 100 степлеров, 100 калькуляторов, 100 ножниц и пр., достаточно всего… 20. С внедрением метода «чистый стол» потребление офисных канцтоваров снизилось в 4-6 раз по разным группам товаров. После внедрения системы «чистый стол» весь офис устроил цивилизованное прощание с настольными наборами, боксами и настольными стаканами и устроил торжественный день «Сожжения пепельниц». Ежемесячный расход по канцтоварам и бумаге сократился до 30% от 100% стоимости в зависимость от групп товаров.

Д.К. Общение форумчан на портале AHORUS происходит либо под стационарными никами, либо под ФИО или названием компании. Самое главное правило – нет ссорам, ругани, склокам – «Да!» конструктиву, обмену информацией, объективным замечаниям.У нас действует правило: «Нет знаний, не флуди! Общение только по делу».На сегодня на портале зарегистрировано 2376 Административных управляющих из разных отраслей. Это и нефте- газовая промышленность, и металлургия, и банки, и страхование, и ритейл, и инвестиции, финансы, консалтинг мн. мн. др. Приводить примеры компаний считаю излишним, вы всегда можете увидеть это сами в анонсах наших встреч http://ahorus.ru/topic1716.html , информация открытая.

Д.К. Встречи участников нашего портала проходят регулярно. Мы собираемся в тихом уютном местечке за кружкой пива и профессиональными разговорами, портал устраивает широкомасштабные Конференции бизнес- формата, информационно – развлекательные мероприятия. Однажды наш форумчанин, Административный директор «Сколково», организовал нам познавательную экскурсию в Инновационный центр «Ско́лково», в котором удобно проводить бизнес- мероприятия любого формата и масштаба. Дальше решили продолжать подобную практику и были в гостях в компании ООО «Рус Аутдор» в БЦ Новая Рига. 5 декабря мы организуем мероприятие для Административных управленцев портала и рынка канцтоваров, расходных материалов и оргтехники.С пресс- релизом мероприятия можно ознакомиться тут: http://www.ahorus.ru/topic1716.html Главная задача – донести до Административно – хозяйственных управляющих все достоинства, новинки основных брендов, познакомить с новинками и особенностями товарных групп.Один уровень, с которым мы сталкиваемся постоянно, когда по телефону, случайно прорвавшийся к Административному Директору, менеджер компании, пытается продать ручку, оперируя только фактом, что она дешевле той, которую мы закупаем. Отношение к этому менеджеру и ручке одно. И совершенно иной уровень, когда дистрибутор бренда с мировым именем перед целевой аудиторией наглядно покажет и расскажет, почему его торговая марка стала брендом, убедительно докажет, что качество его продукции не сопоставимо с качеством конкурентов, расскажет о скрытых свойствах товара.В первом случае мы часто пользуемся следующей схемой: даем список (ручка, карандаш, корректор, ножницы и т.д.) общий объём и запрашиваем цену за весь контракт не вдаваясь в подробности что мы закупаем . Позже мы получаем нарекания от своих сотрудников за поставку некачественной продукции и, методом исключения и замены, получаем оптимальный список товаров с достойным качеством. Но это метод проб и ошибок, от которого мы постепенно уходим.Другое дело, когда нам расскажет о своем товаре дистрибутор, который в принципе, напрямую нам ничего не пытается продать, но очень заинтересован в увеличении объемов продаж по своему бренду и в качественном объяснении конкурентных преимуществ конечному потребителю.В рамках подготовки мероприятия для канцелярского рынка, в переговорной компании, Административным директором которой я являюсь (5000 сотрудников), оказался топ–менеджер дистрибутора известного бренда. Он взял гелиевую ручку из нашей переговорной комнаты, наглядно продемонстрировал, как легко из нее вытекает паста, слетает колпачок. Простой карандаш попросту сломал и по краю разлома у него оказались опасно острые края. Грифель растрескался по длине. Я его выслушал, и не думал, что то изменится после этой встречи в закупках нашей компании. Он был на 100% прав, на третий день после встречи я удалил из списка гелиевые ручки «no name» и простые карандаши с некачественным грифелем и древесиной и стал присматриваться к закупкам товара бренда, который он представлял. Закупил его.Кому на тех переговорах топ - менеджер продал товар? Фактически, не мне, а я теперь и есть покупатель его бренда. Ежемесячное потребление его товара нашей компанией уже выросло. От себя могу ему сказать человеческое спасибо, я узнал те «фишки», особенности товара, на которые долгие годы не обращал внимание. Он не настаивал на продаже товара своего бренда, - он научил меня различать качество товара.

Д.К. Мероприятие проводится для Административных управленцев, основная тема: "Обеспечение современного офиса канцтоварами, расходными материалами, бумагой, оргтехникой и сувенирной продукцией."На мероприятии будут присутствовать 70 Административных директоров, суммарная численность сотрудников компаний которых превысит 300 тысяч человек. Это именно те люди, от решения которых зависит, какие канцтовары, сувениры и подарки будет потреблять их офис в будущем году. Несомненно наша аудитория – это лакомый кусочек для всех поставщиков. Мы очень внимательно отнеслись к выбору спонсоров и отсутствию «продавцов» на мероприятии.Мы не хотим превратить мероприятие в рекламную кампанию. Наша цель - донести специфические знания до аудитории, которая после мероприятия «разорвет» форум AHORUS и своих поставщиков вопросами и темами по обсуждению данной продукции.Спонсоры понимают, что Административные управляющие не будут смотреть на них через «розовые очки», все люди очень опытные. Если продукция будет некачественной, мы никогда не будет ее покупателями. Это мероприятие переворачивает существующее положение дел, когда Административного директора терзают 100 менеджеров по продажам, забрасывая предложениями. На мероприятии все будет с точностью «до наоборот». Административные управляющие «растерзают» спонсора мероприятия большим количеством каверзных вопросов. Я, как один из организаторов мероприятия, даже сам не могу предположить, что за вопросы им подготовят участники мероприятия, но, уверен, спонсоры с ними легко справятся.

Д.К. Если Административным Директорам понравится формат, который мы предложили для знакомства с канцелярскими брендами, то подобные мероприятия будут проводиться регулярно, и не только для этого сегмента рынка.Мы уже готовим мероприятия, приуроченные к 23 февраля и 8 марта по тематике «Корпоративные подарки». Присоединяйтесь.

Д.К. Спасибо.