Документы любят счет

Не секрет, что деятельность любой организации сопровождается большим количеством бумаг, которые она в силу закона вынуждена хранить долгие годы. Существует также категория документов, которые юридические лица в случае своей ликвидации обязаны сдать на хранение в архив. О том, как справиться с документооборотом и какие проблемы чаще всего возникают при передаче документов в государственные архивы, говорилось на семинаре Санкт-Петербургской международной бизнес-ассоциации (СПИБА).

«Чаще всего при приеме документов по личному составу, а именно их в основном и сдают в архив ликвидируемые организации, мы сталкиваемся с крайне неаккуратным ведением делопроизводства на предприятиях, – сетовал в своем выступлении главный архивист Центрального Государственного архива документов по личному составу Илья Рожков. – Документы сдаются в беспорядке, в комплекте зачастую присутствует много лишних бумаг. Встречаются даже приглашения на свадьбу и справки из вытрезвителя», – заметил Илья Михайлович. Кроме того, при формировании документов сотрудники организаций нередко используют канцелярский клей, ржавеющие скрепки, которые оставляют следы на бумаге, на состоянии документов сказывается и ненадлежащее их хранение на самом предприятии. Все это приводит к утрате важных данных, а ведь именно к ним обращаются граждане, чтобы подтвердить стаж работы, доказать свое право на пенсию, проживание в квартире, награды и т. д.

Что же делать организациям, у которых в бумагах «сам черт ногу сломит»? Ведь принять у них документы в таком состоянии архив не сможет. Ответ прост – за определенную плату архивисты упорядочат ваши бумаги или хотя бы проконсультируют, как правильно это сделать. Сложнее обстоит дело с предприятиями, на руках у которых оказались бумаги по личному составу других организаций. К ним Илья Рожков адресовал убедительную просьбу обязательно информировать о таких документах архив.

Однако не только ликвидируемые предприятия сталкиваются с проблемой хранения своих документов. Бумаги работающих организаций не менее важны, их количество и ценность вынуждает руководителей предприятий также задумываться о правильном и безопасном хранении. К государственным архивам в такой ситуации не обратишься: из-за нехватки свободных площадей и перегруженности своих сотрудников принять документы временного хранения у действующих организаций они не могут. Вот и приходится предприятиям формировать свои собственные архивы, затрачивая при этом немало средств. Ведь для надлежащего хранения документов нужны дополнительные помещения, специальные условия (температура, оборудование), отдельный штат сотрудников и т. д.

Выходом из положения может послужить обращение к так называемым частным архивам. Представитель одной такой компании, профессионально занимающейся хранением документов, рассказал участникам семинара об услугах, которые его организация может предоставить предпринимателям, а именно, обеспечить надлежащее хранение их документов, облегчить и ускорить доступ к ним сотрудников предприятия, составить опись документов, а также осуществить их надлежащее уничтожение. Сотрудники Архивного комитета Санкт-Петербурга, присутствовавшие на встрече, деятельность платных архивов одобрили.