Парк печатной техники «Эльдорадо» состоит из 7500 устройств разных производителей, установленных на территориально распределённых площадках в более чем 200 городах России. Объём документооборота розничной сети составляет около 12 миллионов отпечатков в месяц. Для сокращения связанных с этим затрат в компании было принято решение перейти на аутсорсинг печатной инфраструктуры (MPS, Managed Print Services). При этом розничная сеть планировала отказаться от перезаправки тонер-картриджей, чтобы повысить качество документов.
Для того чтобы выбрать поставщика услуг MPS, ИТ-департамент «Эльдорадо» провёл тендер на обслуживание и оптимизацию парка печатной техники. Перед компаниями, которые приняли участие в отборе, стояли непростые задачи. Требовалось не только обеспечить централизованное управление территориально распределённой инфраструктурой, но и добиться сокращения издержек.
Специалисты Xerox проанализировали печатную инфраструктуру «Эльдорадо» и предложили оптимальное решение задач компании с покопийной схемой оплаты. Среди участников конкурса Xerox был признан единственным поставщиком, способным оказывать высококачественные услуги MPS на всех региональных площадках розничной сети.
Уже на этапе пилотного проекта поставщику услуг удалось оптимизировать парк печатной техники заказчика на нескольких площадках и снизить издержки, несмотря на нестабильный курс рубля.
В марте 2017 года услуга MPS была масштабирована на всю печатную инфраструктуру «Эльдорадо», что стало началом полноценной реализации проекта. Активности по оптимизации парка печатной техники и сокращению расходов распространились на все подразделения розничной сети. При этом заказчик впервые смог ежемесячно получать консолидированную отчётность о количестве устройств, объёме печати, размере затрат и других показателях эффективности инфраструктуры.
Бо́льшая часть принтеров и МФУ, установленных в «Эльдорадо» на момент внедрения услуги, не подключена к сети. При обновлении парка в компании будут устанавливаться сетевые принтеры и МФУ, что позволит перейти на удалённый мониторинг состояния устройств в режиме реального времени.
Для достижения большей экономии компания Xerox планирует внедрить систему YSoft SafeQ в центральном офисе и на нескольких складах «Эльдорадо» с перспективой масштабирования на другие площадки. Это решение позволит заказчику отслеживать и контролировать процессы печати с привязкой к рабочим группам и отдельным сотрудникам.
«Теперь мы просто платим за отпечаток, а все усилия по обслуживанию техники и выстраиванию эффективной офисной инфраструктуры Xerox берёт на себя. Но это ещё не главное, — комментирует Мирослав Пинкас, Директор ИТ компании "Эльдорадо". — В отличие от ряда других поставщиков компания Xerox не только предложила нам стандартный набор услуг, но и продемонстрировала готовность использовать новые инструменты по мере изменения наших потребностей».
«Основная сложность проекта состоит в его большой территориальной распределённости. Однако благодаря нашему присутствию во всех регионах России мы смогли достойно ответить на этот вызов и обеспечить высокое качество услуг на каждой площадке, — комментирует Валерий Кузьмич, руководитель отдела маркетинга и стратегических программ департамента аутсорсинга документоёмких процессов компании Xerox Россия. — Мы уверены, что благодаря этому проекту "Эльдорадо" не только сократит издержки и обновит парк печатной техники, но и повысит эффективность ключевых документоёмких процессов».
42
