Как выбрать поставщика канцелярских товаров

На первый взгляд кажется, что вопрос о том, как найти поставщиков канцтоваров абсолютно несложен. В любой момент открываем поисковую систему в интернете, или газету объявлений и за пару минут с легкостью находим сотни фирм в Украине, готовых предложить свои услуги. Среди них отбираем тех, кто работает по поставке канцтоваров и других изделий необходимых для офиса, например, хозтоваров, продуктов, техники, мебели, или чего угодно… Потом созваниваемся, согласовываем цены, условия поставок, заключаем договор и через полчаса – готово. Но тут возникает значительное количество проблем, ведь одно дело предложить услугу, а другое – стабильно и точно выполнять заказ, стать партнером на долгое время. Именно здесь сокрыты проблемы, которые мы разберем в этой статье. Ну и ответим на вопрос: как выбрать поставщика канцтоваров, чтобы вел дело профессионально, быстро, выгодно для вас и разберем плюсы и минусы.

Ищем надежную фирму

Поиск в интернете – легкий и быстрый способ ответить на вопрос, как найти поставщика канцтоваров. Открыв поисковый сервис и вбив простую фразу, за несколько секунд мы получаем огромное количество предложений, акций и услуг. Сотни вариантов, и тут уже гораздо важнее определить кто из претендентов нас не подведет. Нужно ответить на вопрос как выбрать поставщика канцелярских товаров, чтобы потом не жалеть. Для этого смотрим предложения, цены, услуги и отбираем претендентов.

Есть несколько простых советов о том, как больше узнать о заинтересовавшей фирме:

1. Смотрим историю создания вебсайта приглянувшейся компании. Для нас, практиков, не имеет значения, как он внешне оформлен и насколько красив. Если компания работает полгода, скорее всего опыта немного, а значит возможны различные сюрпризы. Иное дело – опытные реализаторы, которые в деле уже много лет. Чаще всего у них отлаженный бизнес, постоянные клиенты и эффективные схемы работы. Проверить возраст легко, заходим на сервис www.nic.ru/whois и вводим адрес сайта, который хотим изучить. Моментально получаем нужную информацию. Теперь из претендентов останутся только те, кто в бизнесе минимум пару лет.
    
2. Важную роль играет наличие своего офиса и складских помещений у потенциального партнера. На первый взгляд может показаться что это и не очень нужно, ведь главное, чтобы своевременно привезли заказ. Но с другой стороны, если у выбранной компании нет собственного склада, это означает то, что продукцию, которую получите, будут собирать на базах иных фирм. Это не проблема, если заказали две тетради и набор карандашей, но что будет если в заявке пятьдесят позиций? А если сто? А если потребуется помимо «канцелярии» офисная техника, мебель, химия, вода, соки еда?
   
   Некоторые компании работают как посредники, перепродают то, что у себя не держат на складе. Соответственно, получите канцтовары с дополнительной наценкой. А если подумать – зачем нужны посредники- «любители», если несложно напрямую обратится к профессионалам, рассчитывая на долгосрочные отношения и гарантированный сервис.
    
3. Ассортимент. Если кто-то предлагает хороший ассортимент товаров для офисов – это большой плюс. В таком случае получаете возможность на одной фирме купить все необходимое. Сюда входят расходники, бумага, блокноты, ручки, карандаши, мебель, оргтехника, даже электроника. Богатый выбор выступает весомым аргументом в пользу такого решения.
   
   Кроме этого, обратите внимание на позиции канцелярских товаров, они должны быть представлены в различных ценовых диапазонах: эконом-класс, средняя цена и высокий уровень. Это очень важный момент, потому что для различных случаев, скорее всего, понадобятся не только дешевые, но и дорогие изделия. Простой пример – раздаточные материалы для проведения семинаров, конференций, презентаций или промоутерских мероприятий. Для этого специально покупают ручки эконом-класса, блокноты, календари, сувениры и мелкие подарки. Для собственного пользования заказывают в среднем ценовом диапазоне, которые при умеренной цене должны долго и исправно работать. Ну а для топ-менеджеров всегда покупают статусные вещи, например, ручки от Паркер или Ватерман, записные книжки, ежедневники с золотым или серебряным тиснением, портативную электронику, изящные сувениры, полезные в быту вещи.
    
4. Служба доставки – фактор, который трудно переоценить. Невозможно представить качественный сервис без такой услуги, но каждый организует эту службу по-своему. В различных организациях заявляют свои сроки доставки. Многие обещают подвозить в день оформления, но, в реальности осуществляют доставку от суток до семи дней. Подбирая партнеров, помните, что сроки поставок изделий должны быть точно определены и указаны в документах. Известны случаи, когда заказчикам приходилось сидеть несколько дней без необходимых вещей, или отправлять кого-нибудь в магазин за принтерной бумагой, картриджами, карандашами. Также очень важно чтобы заказ привозили в полном объеме и одновременно. Здесь вернемся на минуту к тем случаям, когда продавец не имеет своего склада. В таком случае реализатор добирает необходимые изделия и материалы по пути или откладывает выполнение, «кормит завтраками», говорит, что вот-вот подвезут. Если ведем дела на серьезном уровне, зачем это терпеть? Есть профессионалы в вопросах офисного обеспечения, с ними имеет смысл работать.
    
5. Комфортный выбор канцелярии. Самый простой способ подобрать нужные изделия и материалы для офиса – это воспользоваться функционалом интернет-сайта. Каталог регулярно обновляется, есть описания на позиции, реальные фотографии и технические характеристики. Полезно внимательно читать отзывы клиентов. По ним можно составить точное представление о своих деловых партнерах, и самое главное – о том, какие трудности у них возникают, как они ведут себя в конфликтных ситуациях. Также полезно иметь свежую информацию по интересующим нас рыночным предложениям. Если на сайте ее выставляют – это говорит в пользу конкретного продавца.
    
6. Хороший сервис. Сервис, ориентированный на покупателя – это то, что делает партнеров друзьями. Мы отдаем предпочтение тем брендам, которые смогли установить с нами близкие отношения. Если закрепленный менеджер перезванивает, сообщает о скидках, снижениях цен, новинках – то эта компания явно настроена на длительное сотрудничество. Это приятно и удобно. Не придется просить скидку, потому что ее и так будут предлагать. В то же время, будете знать, что появилась новинка, которая будет полезна в вашем офисе.
    
7. Обратите внимание на общий уровень цен, я имею в виду не конкретные позиции, а в среднем, по самым популярным вещам. Опытного менеджера слишком низкая стоимость не радует, а настораживает. Явно здесь где-то здесь подвох, ведь бесплатный сыр, знаете где предлагают. Известны случаи, когда привозили без правильного оформления, плохого качества и даже откровенный брак. Важно осознавать, что хороший продукт и продуманный сервис не могут быть слишком дешевым. Всем известно, что цена на услуги заранее заложена в прейскурант. Это хорошо и не очень одновременно, с одной стороны нам удобно. С другой – мы за это удобство платим из собственного кармана. Естественно настораживает, если нам предлагают что-то супердешевое. Всегда хочется спросить – откуда такая цена. Тут нужно проявлять двойную бдительность, чтобы потом не жалеть об потраченных зря средствах.

Доверять или не доверять

Предположим, вы сделали выбор, перечислили предоплату, оформили заказ. А где гарантии того, что новые партнеры правильно отреагируют в случае появления каких-либо претензий? Заказ оплачен, канцтовары уже получили, но оказалось, что не совсем то, на что рассчитывали. Существует опасность просто потерять деньги, связавшись с сомнительными реализаторами. Чтобы этого избежать, есть еще несколько простых методов. Заключая договор, лучше самим приехать к вашим потенциальным партнерам, или хотя бы предложить им такой вариант, чтобы увидеть какова будет реакция. Это не сложно, но может показать насколько оправдано ваше сотрудничество. Недобросовестные торговцы будут всячески избегать личного контакта, они скажут, что переучет, ремонт, закрытая территория, что всегда привозят сами. Лучше иметь дело с открытым бизнесом.

Нужно помнить, что качественно делают свое дело только фирмы с солидным опытом работы в этой отрасли, отлаженной складской, логистической системой, офисом и штатом квалифицированных сотрудников. Выбирая поставщика канцелярских товаров, не забывайте, что в наши дни, это серьезная, ответственная работа, кропотливый, нелегкий труд. Даже если с самого начала кажется, что это просто.

Кроме всего вышесказанного, не забудьте проверить, все ли учтено. Включена ли в стоимость доставка, просчитано ли время на погрузочно-разгрузочные работы, упаковку, переноску и много другое, о чем всегда нужно помнить. Канцтовары - это деятельность, которая требует предельно точного понимания факторов, задействованных в этом процессе.

На что еще стоит обратить внимание

Мы уже рассмотрели большинство моментов в вопросе как найти поставщика канцтоваров. Но есть масса мелочей, которые весьма важны. Многие заказчики привыкли работать исключительно через сеть, но обязательно, прежде чем оплачивать в «личном кабинете» или «корзине» сайта, позвоните в выбранную компанию, чтобы обговорить детали сотрудничества. Обращайте внимание на то, как быстро сотрудники подняли трубку, что сказали и насколько были вежливы. Так составите верное впечатление об организации, с какой планируете работать.

Уточните, предоставляется ли услуга персонального специалиста, попросите связать с ним. Уточните компетенцию сотрудников, ведь от этого зависит то, насколько будет комфортно сотрудничать. Спросите, предоставят ли в этой фирме то, что требуется, на каких условиях. Спрашивайте подробно:

• есть ли на складе конкретные предметы, кто производитель, каковы особенности, условия поставки;
• какого типа те или иные расходники, бумага или карандаши.

Анализируйте ответы, так поймете уровень компетенции менеджеров и насколько будет удобно с ними работать. Ведь если продавец не знает свое дело – это нехороший признак.

Детали и подробности

Наша жизнь часто состоит из деталей, при этом никто не желает погрязнуть в мелочах или каждый раз объяснять специалисту по продажам, что нужно, и как оформлять документы. Лучше сразу уточнить, захочет ли продавец делать бумаги в соответствии с вашим делопроизводством. Распечатает ли список по разделам и пунктам. Сделает ли общую распечатку, или канцтовары будут идти отдельно от других заказанных позиций (хозтовары, продукты…). Выставляет счет за месяц, или нужно платить при каждой заявке. На первый взгляд это сущие мелочи, но они отнимают время и силы, которые можно потратить более продуктивно. Опытные менеджеры спрашивают ваши требования по оформлению и сервису один раз. Больше не придется беспокоиться о мелочах, все будет оформлено надлежащим образом.

Рекомендуем также сразу уточнять вопросы логистики и доставки. Возможно ли договориться на определенное время и день. Будут ли водители или экспедиторы звонить заранее, чтобы предупредить, что машина выехала. Входят ли в общую стоимость погрузочно-разгрузочные работы. На каких условиях предоставляется товарный кредит. Есть ли быстрый подвоз, на случай если вдруг потребовалась, например, принтерная бумага, картриджи или бытовая химия. Это мелочи, но они сильно влияют на то, насколько приятно и удобно сотрудничество с новыми партнерами. Надо помнить, что платите вы, а значит в конце концов, решаете тоже вы.

Желаем успехов в вашей деятельности!