Документы. Оформить и сохранить.

Как часто мы собираем документы в папки???

Кто-то это делает чаще, кто-то реже, но непременно все обязательно с этим сталкиваются. Чаще такая задача возникает в бухгалтерии, в проектных отделах – нужно собрать документы и как-то их идентифицировать, а главное, нужно сохранить их без потерь и потом быстро найти.

Что же сделать?

Самый очевидный способ собрать документы вместе - это подшить их, но не всегда хочется использовать большие папки для этого, что же тогда?

Решение проблемы  – брошюровка, с индивидуальным подбором размера и цвета и пружины и обложки.

Любой бумажный документ, который предполагается часто использовать или хранить, требует особого оформления. Основа правильного оформления документа – не только правильное заполнение и составление, но и защита, которая создается переплетом и придает документу аккуратный вид. Достичь этого позволяют специальные материалы: пластиковые и картонные обложки, обложки для термопереплета, пленка для ламинирования. Все эти материалы позволяют надежно защитить документы от влаги, загрязнений и частично от уф-лучей.

Поскольку мы говорим о документах, которые обычно печатаются на стандартной офисной бумаге А4 формата, то все расходные материалы мы будем рассматривать именно под этот формат.

Пластиковые обложки для переплета.

Для их использования вам обязательно понадобится переплетный аппарат или переплетчик. Как их выбрать, можно прочитать во множественных обзорах на пространствах интернета, а пока поговорим о расходных материалах, которые для этого нужны.

Для первого листа брошюры традиционно используют прозрачную пластиковую обложку. Она позволяет сразу увидеть информацию титульного листа документа Обложка выполнена из прозрачного либо цветного полипропилена толщиной 150 мкм и 180 мкм. Пластиковые обложки могут иметь фактуру, которая более устойчива к механическим воздействиям и ее поверхность устойчива к царапинам.

Обложки для переплета представлены в широкой цветовой гамме, что позволяет придать документу индивидуальность или корпоративный стиль.

 
Последний лист в переплете должен быть плотным. Это необходимо чтобы брошюра держала форму и не сминалась. Для этого существуют плотные (230-250 г/м²) обложки из картона. Картон защищает документ от механических повреждений, придаст ему более строгий и презентабельный вид.

Обложки из картона бывают двух видов:

1) обложки c тиснением «под кожу» - поверхность обложки шероховатая на ощупь, имитирует структуру натуральной кожи.

2) обложки цветные глянцевые - поверхность обложки гладкая, блестящая, из-за чего цвет обложки выглядит более насыщенным.

Таким образом, обложки помогут Вам хранить всю необходимую документацию в полном порядке, повысить удобство использования документов и сэкономить время для поиска необходимого документа.

Так же возможно, использование картонных обложек в качестве верхней и нижней, тогда получится достаточно плотный переплет, который защищает документ от посторонних глаз.

Для того, чтобы переплет был качественным и удобным в использовании, необходимо правильно подобрать пружину.

Пружины для переплета.

Они бывают пластиковыми и металлическими. Для переплета офисных документов используют пружины А4 формата, ее еще иногда называют нарезкой. Пластиковые пружины всегда поставляются в таком виде, а вот металлические могут быть и в бобине, но это для типографий и печатных организаций со специализированным оборудованием.

Главным преимуществом переплета на пластиковую пружину является то, что в любой момент можно легко переброшюровать собранные документы и добавить или изъять нужный лист. Для этого достаточно надеть брошюру на гребенку переплетчика, разжать ее, добавить или изъять лист и закрыть пружину - пластиковая пружина вновь примет прежнюю форму. Максимальный диаметр пластиковых пружин составляет 51 мм. Этого диаметра хватает на переплет стопы в 480-500 листов.

Пружины с большим диаметром имеют овальную форму и замки для удержания переплета.

С металлической пружиной провести данные манипуляции нельзя. Она зажимается один раз и при попытке повторного разжатия сильно деформируется. Поэтому для добавления в брошюру дополнительных листов, потребуется новая пружина и полная переброшюровка документа, т.е. все листы брошюры придется заново надеть на пружину все листы в нужном порядке. Максимальный диаметр металлических пружин составляет 14,3 мм (9/16"), которого достаточно для брошюровки максимум 120 листов. Но у металлических пружин есть свой несомненный плюс – брошюра, переплетенная металлической пружиной, свободно раскрывается больше чем на 180⁰. Еще одно важное понятие для пружин – это шаг пружины, т.е. количество петель на 1 дюйм (2,54 см) линии перфорации

Если все пластиковые пружины имеют одинаковый шаг, независящий от размера, то металлические пружины могут быть с шагом 3 к 1 (3:1), т.е. три петли на 2.54 см или 2 к 1 (2:1). Наиболее часто используются пружины с шагом 3:1. Этот размер характерен для всех офисных аппаратов. При больших переплетах используют пружину с шагом 2:1, но для этого используется профессиональное оборудование, поставляемое для типографий и копировальных центров.

Второстепенным параметром при выборе пружин является их цвет. Для пластиковых пружин самыми распространенными и востребованными являются черный, белый, прозрачный, синий, зеленый, красный, реже желтый цвета. Чаще всего пружины подбирают в цвет обложки для переплета.

Чтобы не ошибиться при подборе размера пружины используют таблицы размеров. Сейчас многие производители переплетных аппаратов размещают на аппаратах измерительную шкалу, которая позволяет точно определить диаметр необходимой пружины.

Таблица подбора диаметров пластиковых пружин в зависимости от количества страниц в переплете

Таблица подбора диаметров металлических пружин с шагом 3:1 в зависимости от количества страниц в переплете

Переплести документы можно используя термопереплетчик и соответствующие обложки.

Это самый простой способ, не требующий специальных навыков, и часто используется для внутренних нужд офиса. Как и в вышеперечисленных случаях, у него есть свои достоинства и недостатки: при частом использовании могут отклеиваться листы от клеевого слоя корешка.

Термообложки бывают двух типов:

1. состоят из двух листов: верхний - прозрачный пластик, устойчивый к износу, нижний — белый картон, соединенные корешком с клеевым слоем.

2. цельнокартонные, то есть обе ее стороны состоят из картона.

Наиболее часто встречаемый формат – А4, не пугайтесь если заметите, что обложки слегка больше, это сделано специально, чтобы края обложек выступали за вложенный блок и защищали его от механического воздействия. При нагреве в термопереплетном аппарате клей на корешке расплавляется и прикрепляет края листов к корешку.

Отличие термообложек друг от друга заключается в ширине корешка, который подбирается индивидуально в зависимости от толщины переплетаемого блока.

Таблица подбора толщины корешка термообложки от количества переплетаемых листов документа.

Не перегружайте обложку, так ваш переплет будет более крепким и прослужит вам дольше.

Мы уже рассмотрели, как можно сохранить многостраничные документы, а что делать когда нужно защитить каждый лист индивидуально?

И для это есть решение – ламинирование.

Ламинирование - от немецкого. Laminator - laminieren — прокатывать, это процесс покрытия бумаги пластиком.

Для получения качественных результатов ламинирования следует помнить, что необходимо

1. Правильно подбирать толщину и формат пленки для ламинирования. Нельзя разрезать пленку до ламинирования.

2. Подавать пленку в аппарат всегда запаянной стороной, это позволит избежать ее наматывания на валы.

3. Правильно устанавливать параметры (скорость и температуру) ламинирования для каждого типа пленок и толщины документа.

Это основные правила, которые требуется выполнять для получения качественного результата.

А теперь внимательно рассмотрим 1 пункт. Как правильно подобрать пленку.

Пленка для ламинирования бывает – пакетная и рулонная.

Рулонная используется в специальных рулонных ламинаторах для ламинирования больших форматов, для офисов чаще используют пакетную пленку до А4, реже до А3 для пакетных ламинаторов.

Что из себя представляет пакетная пленка для ламинирования?

ПАКЕТНАЯ пленка для ламинирования представляет собой два полимерных листа пленки с клеевым слоем, запаянные с одной стороны.

В зависимости от клея различают два типа:

- пленки для «холодного» ламинирования

- пленки для «горячего» ламинирования

Пленки для холодного ламинирования имеют высоко прозрачную клеевую систему, активизируемую давлением.  Эти пленки значительно дороже, чем пленки для, так называемого, «горячего» ламинирования.

Пленки для горячего ламинирования приклеиваются к поверхности носителя за счет температуры и давления. После воздействия температуры и давления промежуточный клеевой слой становится абсолютно прозрачным, убирая дефекты бумаги. Горячее ламинирование оптимально для офсетной печатной продукции (карт, газет, календарей, плакатов). "Горячие" плёнки, как правило, дешевле "холодных".

Качественный результат «горячего» ламинирования напрямую зависит от правильно выставленных регулировок температуры и скорости.

Современные пленки для ламинирования производятся на основе трех видов полимеров:

- Полиэстера (полиэтилентерефталат – РЕТ)

- Полипропилена (РР, OPP, BOPP)

- Поливинилхлорида (ПВХ или PVC)

В зависимости от толщины пленки можно получить различные по жесткости заламинированные документы:

- тонкая пленка, может быть использована для более плотного материала документа или для сохранения гибкости.

Если Вам надо заламинировать что-то с единственной целью, чтобы не пачкалось и не повреждалось от влаги, Вам подойдет пленка толщиной 60 или 80 мкм. Заламинированный документ останется «мягким», мнущимся, но будет надежно защищен.

- плотная пленка, которую используют для календарей, бейджей, пропусков. Эта пленка придаст документу дополнительную жесткость и защитит его от механического повреждения.

Документы заламинированные в толстые плёнки надёжно защищены от воздействия внешней среды, ультрафиолетовых лучей и механических повреждений.

Мягкость и твердость пленок зависит от соотношения толщины пластикового и клеевого слоя. Если слой полиэстера будет толще клеевого, то такая пленка считается твердой.

Важно помнить!

1. Множество форматов пленки позволяют подобрать пленку для любого размера документа, но если у вас нет подходящей пленки, то разрезать ее по размеру документа можно только после ламинирования, иначе клеевой слой может попасть на валы и испортить аппарат. Чтобы предохранить валы от попадания на них клея рекомендуется использовать специальные конверты для ламинирования.

2. При ламинировании пакетной пленкой документ полают в аппарат склеенной часть вперед, иначе пленка может накрутиться на валы и вывести аппарат из строя.

3. Толщина пленки. По международным стандартам толщина дается по одному слою пакетной пленки.

На многих аппаратах указывают толщину ламинирования – это значит, что аппараты могут ламинировать не только бумагу, но и более плотные материалы, например, картон.

Толщина ламинирования должна быть не больше суммы толщины ламинируемого документа и толщины пленки для ламинирования х 2 (сверху и снизу).

4. Пленки бывают глянцевые, матовые и самоклейка.

5. Пленки абсолютно прозрачны, не дают искажения изображения и цвета.

Глянцевые пленки придают блеск документу, делают цвет ярче, а документ привлекательней, что позволяет печатать на недорогой бумаге.

Матовые пленки придают респектабельный вид печатной продукции, не дают бликов, на них не остается отпечатков от рук. На ней можно писать шариковой ручкой и карандашом, а также стирать надписи ластиком.

Самоклейка – пакетная пленка на самоклеющейся основе для «горячего ламинирования». Используется для ламинации односторонних документов.

Заканчивая свой небольшой обзор по расходным материалам, используемым для защиты бумажных документов надеюсь, что он поможет вам разобраться тонкостях выбора расходных материалов и хочу заметить, что разработки и производство не стоят на месте и каждый раз решая задачу о персонализации и защите документов, смотрите, что нового сегодня нам предлагают и делайте свой выбор или в пользу новинок, или в пользу проверенных технологий.

С расходными материалами для ламинирования и переплета, предлагаемыми компанией ООО ТД "ГЛС", можно ознакомиться на сайте в соответствующем разделе "Расходные материалы".