Цейтнот под контролем

В последнее время я стал чувствовать себя совершенно беспомощным. Одновременно приходится решать множество задач. Нервничаю, не знаю, за что хвататься, поскольку все дела срочные. Руководство, между тем, стало пенять на мою несобранность (я уже дважды умудрился перепутать даты деловых встреч). Есть ли способ стать более сконцентрированным?
Юрий И., менеджер по маркетингу

Комментирует Михаил КЛАРИН, консультант по менеджменту и организационному развитию:

Сегодня известно немало подходов к решению этой распространенной проблемы. Но главное здесь – не выбирать один из предложенных рецептов, а выработать в соответствии с вашим личностным складом собственную схему действия.

Чаще всего работа по самоорганизации начинается с классификации всех дел по критериям «важно» и «срочно», которую использовал американский президент Эйзенхауэр. Если бы нам на работе приходилось решать только «важные и срочные» задачи (читай – действовать, как при пожаре), то никаких сомнений, «за что хвататься», мы бы не испытывали.

Однако мы сталкиваемся и с другими сочетаниями. Первое – дела «важные, но не срочные». К ним смело относим выстраивание отношений с коллегами, планирование и перераспределение задач, собственное развитие, и все то, что «терпит» до поры до времени. Своеобразие таких дел в том, что за счет упреждающих действий можно сэкономить время, но… не сейчас, а в будущем… А в текущий момент мы склонны откладывать профилактику «на потом». Как ни велик соблазн, надо понимать, что откладывать такие задачи бесконечно долго нельзя – рано или поздно это приведет к кризису или авралу. Поэтому, планируя свой график, обязательно уделите время этой «профилактической» области.

Следующая категория – «срочные, но не важные» дела. Звонки, вопросы и просьбы коллег – то, от чего так просто не отмахнешься, даже если понимаешь, что для твоей работы это не нужно. Многочисленные курсы по тайм-менеджменту и искусству переговоров учат навыкам отказывать в таких просьбах, и я искренне советую ими овладеть, поскольку «срочные, но не важные» дела - самые опасные пожиратели времени. Как ни странно, они раздражают нас больше, чем задачи «неважные и несрочные»! Последние я условно называю «заточка карандашей». Один продавец канцтоваров рассказывал, что несмотря на видимое удобство автоматических карандашей, в большинстве случаев люди покупают деревянные, так как им нравится точить их своими руками. Тратя на это время, они отдыхают, получают разрядку. То же самое с перекладыванием бумажек, перекурами, общением с коллегами «ни о чем». «Неважные и несрочные» дела опасны тем, что не все замечают, сколько времени они отнимают.

Консультанты всегда напоминают: проясните собственные цели, поставьте свои личные приоритеты, — что важно для вас в плане карьеры, профессионального и личностного роста, то и должно ложиться в основу ежедневных приоритетов. Это легче сказать, чем сделать: действительное прояснение своих целей — непростое занятие, иногда оно занимает целую жизнь. Чтобы сэкономить такую массу времени одни вообще не думают о жизненных целях, другие идут к психологам-консультантам. Идеал — это естественное понимание целей, когда человек способен думать о будущем и не жертвовать настоящим, жить полноценной жизнью здесь и сейчас, приходить к осознанию целей через соединение рационального планирования и интуитивного ощущения.

Не стоит требовать от себя того, что не соответствует вашему личностному типу. Юрий, похоже, относится к тем людям, которые сосредоточены на процессе, на самом действии, нежели на результате. Последним легко удается разделять дела на «нужные» и «лишние» и рационально планировать свою деятельность Стоит им лишь увидеть для себя цель, как все остальное становится для них «неважным и несрочным». Для сосредоточенных на процессе различия между нужным и ненужным — неочевидны. Таким людям свойственно растворяться в работе, в потоке событий, который они не в силах прервать. Решения задач они оттягивают до последнего, поскольку им кажется, что у них еще мало информации. Со стороны может показаться, что сотрудник несобран и нерешителен, но не все видят его возможности – снижать риск ошибок.

Мои коллеги из Санкт-Петербурга разработали ценное дополнение к классическому западному тайм-менеджменту — его органический вариант, в создании которого рациональный здравый смысл дополняется естественным для нашей культуры чувством юмора. Цели-хотелки и календари-пинарики помогут многим из тех, для кого оказались бесполезными традиционные органайзеры. Рекомендую прочитать книгу Глеба Архангельского (см. список литературы) и заглянуть на сайт www.improvement.ru

Напоследок могу посоветовать Юрию относиться к себе бережно и реалистично. Несобранность можно преодолеть, но и работа над собой тоже потребует времени. Боязнь «не успеть» уйдет, если вы сможете принять свои личностные особенности, осознать свои жизненные и профессиональные цели, выделить главные для себя текущие задачи. Тогда все постороннее будет естественно отсекаться, а вы сможете спокойнее выстраивать свою, именно свою жизнь.

Комментарии

К этому материалу пока нет комментариев, ваш будет первым.