Работа с документами — обязательная составляющая деятельности любого делового человека. Отчёты, договоры, предложения, сметы предполагают перемещение с рабочего места в кабинеты начальника, партнёров по бизнесу и т.д. И если в пределах одного здания документы можно перенести в руках, то поездка в другой офис или командировка требуют надёжного «хранилища» для ценных бумаг, исключающего их повреждение или случайный просмотр посторонними лицами.
Размещение документов в специальном кармашке портфеля — далеко не лучшее решение. Ведь рано или поздно их нужно будет предоставить «второй» стороне, а стопка разнокалиберных бумаг, положенная на стол, не будет воспринята всерьёз. Даже если ваш костюм будет безупречным, а бизнес-предложения очень выгодными, отсутствие необходимых аксессуаров смажет все впечатление от встречи и, возможно, принесёт не те результаты, что вы ожидаете. Ведь во многом о том, как человек ведёт дела, судят по его умению уделять внимание мелочам.
Что же нужно для того, чтобы избежать подобной ситуации? Выход прост: позаботиться не только о собственной одежде, но и об «одежде» для документов — папке. Эти аксессуары для деловых людей подразделяются на несколько категорий. Среди них адресные папки, модели, застёгивающиеся на молнию, модели с клапаном, ручкой и папки-портфели.
АДРЕСНЫЕ ПАПКИ
Адресные папки используются тогда, когда нужно подать документы на подпись или согласование. Такие изделия изготавливаются из картона с покрытием плёнкой ПВХ, иногда — из кожзаменителя или даже натуральной кожи. Адресные папки обычно не имеют застёжки, а для того, чтобы документы не выпадали, предусмотрены небольшие внутренние кармашки для их фиксации.
ПАПКИ С КЛАПАНОМ
Папки с клапаном служат для перемещения комплекта бумаг в пределах здания и нередко изготавливаются из пластика. Модели из кожи или кожзама выглядят уже иначе — эффектнее, солиднее, в них документы могут «переезжать» из здания в здание, не опасаясь ни летнего солнца, ни зимних морозов.
ПАПКИ С РУЧКАМИ И ПАПКИ-ПОРТФЕЛИ
Деловым людям, чья работа предполагает частые разъезды по городу, удобно воспользоваться папкой с ручкой или папкой-портфелем. В последней предусмотрены дополнительные отделения для личных вещей а иногда есть и специальная секция для ноутбука. Папки с ручками и папки-портфели изготавливаются из кожи или качественных искусственных материалов.
КОНФЕРЕНЦ-ПАПКИ
Конференц-папки имеют целый ряд отделений: для блокнота, для ручки, для визитных карточек и других необходимых при работе принадлежностей. Обычно такие изделия изготавливаются из кожи или кожзама и имеют застёжку-молнию. Взяв с собой на выставку, семинар или совещание конференц-папку, вы сможете быть уверены, что не упустите ничего важного, при этом каждому документу или рекламному проспекту найдётся своё место в одном из отделений.
Производители кожгалантереи позаботились о папках не только для бизнесменов, но и для бизнесвумен. Папки для деловых женщин отличаются утончённостью дизайна и более разнообразной цветовой гаммой, благодаря чему можно подобрать модель, гармонирующую с деловым костюмом и обувью.
Помимо перечисленных видов папок существует и множество других, необходимых для работы компании, поддержания её имиджа, привлечения новых партнёров и клиентов.
КОРПОРАТИВНЫЕ ПАПКИ
Они применяются в качестве упаковки для рекламных носителей и являются необходимым атрибутом фирменного стиля компании. Такие папки могут быть изготовлены из мелованного одностороннего или двустороннего картона и иметь ламинированный слой для придания изделию большей жесткости, а также для достижения эстетической привлекательности и солидности. Картонные папки актуальны на выставках или переговорах, когда потенциальным клиентам или партнёрам нужно предоставить максимум информации о деятельности компании или её продукции. По способу изготовления папки из картона подразделяются на цельнокройные (вырубные) и клеевые, обычно имеющие кармашек.
ПАПКИ-РЕГИСТРАТОРЫ
Папка-регистратор, снабжённая арочным или кольцевым механизмом, служит для хранения документов, отсортированных по алфавиту, темам или в хронологическом порядке. Раньше бумаги прокалывались дыроколом и продевались в металлические петли или кольца. В настоящее время документы чаще вкладывают в файлы — прозрачные кармашки с уже предусмотренными отверстиями. Сами папки-регистраторы изготавливаются из картона с декоративной отделкой цветной бумагой или плёнкой ПВХ, а также из плотного цветного пластика.
ПАПКИ ДЛЯ МЕНЮ
Эта продукция весьма специфическая, но обойтись без неё нельзя ни в крупных ресторанах, ни в небольших кафе. Для того, чтобы сделать заказ, посетителям нужно просмотреть весь предлагаемый ассортимент блюд и напитков, и все необходимые позиции будут представлены в скромной, изготовленной из кожзама, или дорогой, из натуральной кожи, папке. Следует отметить, что первое впечатление о подобных заведениях напрямую зависит от отделки помещения, удобства расположения столов и, конечно, от того, насколько интересно, оригинально и стильно оформлено меню.
ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ ПАПОК
Многие производители не только выпускают различные виды папок, но и предлагают услуги по их персонализации. Способов её выполнения существует несколько, и зависят они от материала изделия. Персонализация картонных, пластиковых или кожаных папок позволяет значительно повысить авторитет компании в глазах её клиентов и партнёров. Ведь логотип и название организации или предприятия на обложке помогут сразу найти нужные рекламные проспекты среди стопки материалов с выставки или конференции, а папка с тиснением «На подпись» сразу привлечёт внимание руководителя к важным бумагам.
Несмотря на то, что папки для хранения и переноски документов используются уже давно, в настоящее время они не потеряли своей актуальности. Изменился их внешний вид, появились новые удобные кармашки и отделения, но и теперь папки — необходимые аксессуары, которые помогают сформировать бизнес-стиль и служат подтверждением ваших деловых качеств.
