Успешная пресс-конференция – путь к созданию имиджа компании

Имидж серьезного делового партнера складывается из многих факторов. Несмотря на то, что некоторые из них зачастую кажутся мелочами, именно они и формируют мнение окружающих о компании и ее руководителе.Особое внимание следует уделить организации связей с общественностью – пресс-конференциям, поскольку именно от них зависит, как будет восприниматься компания, насколько успешно будет продвигаться ее продукция. Успешная пресс-конференция – та, при организации которой учтены все детали: место проведения, манера представления информации, выбор участников и многое другое.

Если компания нечасто проводит подобные массовые мероприятия, оптимальный вариант – арендовать зал. Обычно предлагаемые специализированные помещения уже хорошо оснащены, нет необходимости вносить существенные изменения в обстановку, остается продумать только стиль общения, манеру подачи информации, аксессуары - деловая папка с логотипом фирмы, сумка и подобные мелочи. Если же пресс-конференции проводятся часто, имеет смысл оборудовать собственный зал. Что для этого нужно?Рабочее пространство должно быть организовано так, чтобы любой их многочисленных участников свободно участвовал в дискуссиях и полноценно работал. Для этого нужно позаботиться об удобной расстановке мебели и техническом оснащении:

Также необходимо обеспечить безопасность участников, пожарную охрану. В помещениях, где организуются массовые мероприятия, обязательно должны быть медпункт и буфет.Все эти моменты важны для компании, заботящейся о своем имидже, поскольку демонстрируют уважительное отношение к потребностям людей, приглашенных на конференцию. Подчеркнуть статус и самоуважение компании поможет нанесение фирменной символики на аксессуары представителей компании, предметы интерьера и оборудование.

Определитесь с точным временем проведения мероприятия. Постарайтесь максимально учесть интересы всех присутствующих: приглашая журналистов, обращайте внимание на график выпуска большей части изданий. Подготовьте и разошлите приглашения. Как правило, это делается по факсу. Оптимальный вариант – приглашения, предусматривающие подтверждение участия: это поможет сориентироваться относительно числа присутствующих и подготовить фуршет.Важный нюанс – обязательно четко сформулируйте тему конференции. Она должна быть указана в приглашениях. Сами приглашения рассылаются примерно за неделю до мероприятия. Существует также негласное правило, в соответствии с которым в приглашениях отмечается, будет ли организован фуршет для участников. Представителю компании готовятся удобная конференц папка и деловая сумка для информационных материалов. Лучше всего, если на этих аксессуарах будет нанесен логотип компании.Чаще всего пресс-конференции назначаются либо на 11.00-11.30, либо 14.30-16.00. Если вам удобно, то лучше выбрать утренние часы, чтобы издания к выпуску новостей успели подготовить информационное сообщение. Следите, чтобы назначенное время не совпало с другими важными мероприятиями, которые потребуют внимания прессы, иначе произойдет неприятная накладка: сообщение о вашей компании может потеряться на фоне другого события. Что касается дня недели, то не назначайте для проведения пресс-конференции пятницу.

В зале должны стоять информационные стенды, позволяющие каждому участнику ознакомиться с материалами, касающимися мероприятия. Также нужно учесть, что часть приглашенных придет немного ранее: продумайте, как вы их встретите и чем займете.Деловые мероприятия проходят по четко разработанному сценарию, включающему поминутное планирование каждой части. Приблизительный план проведения: 1. вступительная часть (представление организаторов, речь ведущего);
2. информационные сообщения участников;
3. ответы на вопросы;
4. официальное закрытие.
Далее обычно проводится неофициальная часть. Она включает просмотр слайдов, неформальное общение. Важно позаботиться, чтобы участникам было удобно: расставьте стулья для посетителей так, чтобы каждый мог хорошо видеть экраны и слышать присутствующих. Не планируйте длительные мероприятия. Оптимальное время проведения пресс-конференции – 30-50 минут.Важно расположить гостей и оборудование так, чтобы при ТВ-съемке выгодно смотрелись не только сами участники, но выставочные стенды. Перед началом пресс-конференции проверьте готовность всех средств связи, микрофоны, позаботьтесь о режиме освещения. Чтобы этап вопросов и ответов прошел без накладок, отрепетируйте его со статистами.Продуманные и хорошо организованные деловые мероприятия – путь к формированию имиджа компании. От позиционирования фирмы зависит успешность продвижения ее товаров, прибыли и уважение потребителей и конкурентов. Позаботьтесь о том, чтобы ваша компания достойно выглядела в глазах общественности!