Современные технологии меняют подходы к ведению бизнеса, и производство канцелярской продукции — не исключение. С развитием цифровых технологий производители получили возможность значительно повысить эффективность своей работы благодаря использованию мобильных приложений и веб-порталов. В этой статье мы рассмотрим, как цифровые решения помогают оптимизировать процессы на производстве, улучшить взаимодействие между сотрудниками и партнерами, а также обеспечить прозрачность и контроль над всеми этапами производства.
Сегодня вам доступен совершенно новый уровень автоматизации бизнеса. Внедрение корпоративного портала на 80% ускоряет процесс согласования документов, оплаты счетов и других типовых операций. Все процессы отображаются на одном экране, контролируются программой и выводятся в аналитические отчеты для руководителей подразделений. Это делает работу сотрудников прозрачной и ускоряет принятие управленческих решений.
Например, цифровизация процессов компании помогает автоматизировать:
— Производстводственное планирование по выпуску тетрадей в новому сезону;
— Управление запасами продукции и логистику, включая доставку товаров на маркетплейсы и в розничные сети;
— Учет финансовых затрат и расчет себестоимости производства товара;
— Диспетчеризацию производственного процесса;
— Управление остатками товара на всех складах;
— Формирование отчетности согласно вашим внутренним регламентам;
— Работу отдела продаж, HR, отдела закупок, маркетинга и других подразделений.
Исходя из опыта разработки порталов для крупных предприятий России, мы собрали ТОП-10 преимуществ, которые дает производственному предприятию современный веб-портал:
- Централизация информации.
Веб-портал собирает всю необходимую информацию в одном месте, что делает её доступной для всех сотрудников, независимо от их местоположения. Это исключает необходимость поиска данных в разных источниках и уменьшает вероятность ошибок при передаче информации.
Корпоративный портал легко интегрируется в IT-ландшафт вашей компании и становится точкой для работы со всем необходимым инструментарием. Синхронизация с 1С, системами учета и почтовыми сервисами делает работу комфортной, сотрудники имеют доступ ко всей необходимой информации «в едином окне».
Еще одной из ключевых функций портала является возможность быстрого обмена данными внутри компании. Например, производитель канцелярских товаров может разместить информацию о новых продуктах, изменениях в производственных процессах или планах на будущее прямо на портале, чтобы все сотрудники были в курсе последних новостей.
- Рост эффективности работы каждого сотрудника.
Портал — это удобный инструмент для коммуникации между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Внутренний чат, форумы, обсуждения проектов и задачи — всё это способствует оперативному решению вопросов и ускорению рабочих процессов.
К тому же доступ к информации есть и с мобильных устройств, теперь работать онлайн могут не только офисные сотрудники, но и те, кто трудится на производстве, складе или в розничном магазине.
Портал позволяет сотрудникам работать удаленно или в командировках без потери эффективности. Это особенно актуально для компаний с разветвленной сетью филиалов и представительств.
- Повышение прозрачности.
Благодаря веб-порталу руководство получает полный обзор текущих дел компании. Можно легко отслеживать выполнение задач, контролировать бюджет, оценивать производительность сотрудников и вовремя корректировать стратегию получая аналитические отчеты в режиме реального времени.
- Автоматизация процессов → экономия бюджета
Оптимизация даже пяти процессов в компании с численностью 500 сотрудников и средней зарплатой в 50 тысяч рублей способна принести экономию до 3 миллионов рублей в год.
Многие рутинные операции, такие как документооборот, отчётность, учёт рабочего времени и другие, могут быть автоматизированы с помощью портала. Это снижает нагрузку на персонал и минимизирует риск человеческих ошибок. По статистике, после передачи рутины программе, 77% работников переключаются на выполнение более сложных и значимых задач.
- Доступность данных в любое время и из любого места.
В отличие от традиционных систем, где доступ к данным возможен только с определенных компьютеров, веб-портал обеспечивает удалённый доступ через интернет. Это особенно полезно для компаний с распределенной структурой или для сотрудников, работающих удаленно.
При этом каждый сотрудник компании получает доступ к информационным системам в соответствии со своей ролью и уровнем допуска, что позволяет получать только необходимую информацию для работы. Также и руководитель может отслеживать все процессы удаленно и оперативно включаться в задачи с любого устройства и из любой точки мира.
- Аналитические инструменты.
Интеграция аналитических инструментов в интернете позволяет руководителю получать оперативные данные о состоянии дел в компании.
Производители канцелярских товаров могут отслеживать производственные показатели, объемы продаж, запасы сырья и готовой продукции. Это помогает принимать обоснованные управленческие решения на основе точных данных и прогнозов.
- Масштабируемость.
Крупные компании обычно состоят из головного офиса и множества подразделений: дочерних предприятий, региональных представительств, офисов партнеров или франчайзи. У этих подразделений могут быть свои сотрудники, клиенты и системы управления (например, CRM). Но при этом они остаются частью одной большой компании, где работают общие специалисты вроде бухгалтерии или менеджеров.
Например, представьте себе крупный бумажно-беловой производственный холдинг, который имеет филиалы в разных городах страны. Корпоративный портал позволит этой компании связать все свои филиалы в единую цифровую экосистему. Хотя филиалы будут интегрированы в общую сеть, каждый из них будет функционировать как самостоятельная единица со своей структурой, набором инструментов (например, CRM-система, лента новостей, задачи, чаты), а также индивидуальными настройками и интеграциями. Это даёт возможность гибко управлять работой каждого филиала в отдельности. Сотрудники смогут получать доступ только к инструментам и информации, относящимся к их конкретному подразделению, что гарантирует безопасность и конфиденциальность данных. Благодаря этому руководство сможет гибко настраивать процессы в каждом конкретном отделении, учитывая местные особенности рынка и потребности клиентов.
- Безопасность данных.
Современные порталы оснащены системами защиты информации, такими как двухфакторная аутентификация, шифрование данных и резервное копирование. Это гарантирует безопасность критически важной информации и соответствие нормативам. Администраторы портала могут настраивать права доступа для различных групп пользователей, ограничивая доступ к конфиденциальной информации. А благодаря тому, что из рабочих процессов будут исключены личные мессенджеры и сторонние программы — риск утечки информации будет снижен.
- Персонализация.
Каждый сотрудник может настроить интерфейс портала под свои нужды, что повышает удобство работы и ускоряет выполнение задач. Руководитель может получать персонализированные отчеты и уведомления, соответствующие его приоритетам.
-
Повышение лояльности персонала.
Веб-портал предлагает целый ряд инструментов для управления человеческими ресурсами (HRM):
— прозрачная система обучения и развитие сотрудников;
— системы сбора обратной связи, проведения опросов и оценки удовлетворенности сотрудников;
— отслеживание эффективности;
— управление мотивацией.
Все это помогает своевременно выявлять проблемы и улучшать корпоративную культуру, повышать лояльность сотрудников. Лояльность персонала — это фундамент, на котором держится успех любой компании, будь то производственная деятельность или работа в сфере услуг. По статистике линейный персонал больше всего подвержен текучке и имеет самые низкие показатели вовлеченности. Компании тратят эквивалент 70% годовой зарплаты работника на замену члена команды.
Профессиональный рост сотрудников.
Портал может стать корпоративным университетом, в котором вы сможете выстраивать план развития для каждого человека в компании. А для сохранения мотивации в обучении и поддержки новых сотрудников важно использовать системные уведомления, прогресс и награды.
Обратная связь как основа взаимодействия.
На портале могут регулярно проводиться разнообразные активности, такие как голосования, конкурсы и блиц-опросы, а также комплексные опросы типа «360 градусов», направленные на оценку деятельности сотрудников. Эти мероприятия помогают поддерживать высокий уровень вовлечённости среди работников.
Выявляйте потребности персонала и получайте от них обратную связь о работе на предприятии. Это повысит лояльность сотрудников и их эффективность.
Портал позволяет получать обратную связь от сотрудников всех подразделений:
сотрудник может оставить на портале своё предложение по улучшению работы компании. Предложения направляются на рассмотрение, а после утверждения и внедрения они публикуются в открытом доступе с пометкой «В работе» или «Внедрено».
Это дает работникам ощущение сопричастности к развитию предприятия. А руководству, в свою очередь, помогает не только постоянно повышать уровень корпоративной культуры, но и регулярно оценивать текущую ситуацию в компании и мотивацию её сотрудников.
Мотивация, вовлечение, геймификация>
Прозрачная и удобная система целей — важный фактор мотивации сотрудника. Портал помогает структурировать индивидуальный план развития и анализировать прогресс. Такая система позволяет объективно оценивать результаты командной работы и принимать обоснованные решения о вознаграждении на основе ключевых показателей эффективности (KPI).
Геймификация — еще один мощный инструмент для повышения вовлеченности. Игровые механики на портале повышают вовлечение сотрудников. Введение игровых элементов на портале трансформирует рабочие достижения в виртуальные награды, которые сотрудники могут обменять на призы в корпоративном магазине бонусов и подарков.
Особенно интересен этот подход для работников производственных подразделений. Например, каждый сотрудник может видеть свои достижения в сравнении с результатами коллег, что создает здоровый соревновательный эффект. При этом личные данные остаются анонимными, а информация представлена в удобных графиках, диаграммах и таблицах. Видя, насколько он близок к выполнению нормы или превышает ее, работник получает дополнительную мотивацию к росту своей продуктивности.
Так, например, сотрудник производства может следить за выполнением норм за смену. График компании показывает, кто из сотрудников превысил план, кто выполнил его, а кто находится ниже среднего уровня. Работники видят свой рейтинг среди коллег и понимают, каких усилий им нужно приложить, чтобы улучшить показатели. Так как зарплата часто зависит от выработки, подобная система побуждает сотрудников стремиться к повышению качества и увеличению объема производства.
Прозрачность и контроль.
С помощью встроенных калькуляторов заработной платы работники могут рассчитать, какое количество работы им нужно выполнить, чтобы достигнуть желаемого уровня дохода. Такой подход обеспечивает прозрачность расчетов и уверенность в справедливом вознаграждении за труд.
Таким образом, цифровизация через внедрение порталов дает канцелярским компаниям конкурентное преимущество за счет ускорения принятия решений, оптимизации затрат и повышения качества обслуживания клиентов. Руководители могут в реальном времени отслеживать ключевые показатели деятельности каждого филиала, оперативно корректируя стратегию развития в зависимости от текущих потребностей рынка - из любой точки земного шара.
|
